Który rok można wyrzucić w 2023 roku?

Zarządzanie dokumentacją w firmie oraz w życiu prywatnym to wyzwanie, które wymaga znajomości aktualnych przepisów prawa. Wiele osób zastanawia się, które dokumenty zgromadzone w archiwum można bezpiecznie zutylizować w 2023 roku. Kluczową zasadą, którą należy się kierować, jest okres przechowywania dokumentów, który dla większości standardowych spraw urzędowych i podatkowych wynosi zazwyczaj pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dokumentacja podatkowa i księgowa

W 2023 roku podstawowym rokiem, który podlega weryfikacji pod kątem przedawnienia zobowiązań podatkowych, jest rok 2017. Oznacza to, że co do zasady, dokumenty księgowe, faktury oraz dowody wpłat dotyczące 2017 roku, dla których termin płatności upłynął w tamtym okresie, mogą zostać poddane bezpiecznemu zniszczeniu. Warto jednak pamiętać, że jeśli w międzyczasie doszło do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, okres ten może ulec wydłużeniu. Zaleca się szczegółową weryfikację każdej teczki przed podjęciem decyzji o jej trwałym usunięciu.

Dokumenty pracownicze i kadrowe

W przypadku dokumentacji pracowniczej przepisy są znacznie bardziej restrykcyjne i zależą od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat, natomiast dla pracowników zatrudnionych przed tą datą wciąż obowiązuje okres 50-letni, chyba że pracodawca dopełnił obowiązków związanych z raportowaniem do ZUS. Nigdy nie należy niszczyć dokumentacji pracowniczej bez upewnienia się co do statusu prawnego konkretnego stosunku pracy, gdyż błędy w tym zakresie mogą rodzić poważne konsekwencje prawne.

Zasady bezpiecznej utylizacji

Podejmując decyzję o usunięciu dokumentów, należy pamiętać o ochronie danych wrażliwych. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, dokumenty zawierające dane osobowe nie mogą trafić do zwykłego kosza na śmieci. Proces utylizacji powinien obejmować:

• Użycie profesjonalnej niszczarki dokumentów o odpowiednim standardzie ścinania.
• Skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm zajmujących się bezpiecznym niszczeniem dokumentacji.
• Sporządzenie protokołu brakowania dokumentów, który stanowi dowód na prawidłowe postępowanie z archiwum.

Podsumowując, rok 2023 jest momentem, w którym możemy oczyścić przestrzeń z dokumentacji wytworzonej w 2017 roku, o ile nie toczą się wobec nas żadne postępowania kontrolne. Rozwaga i weryfikacja przed przystąpieniem do niszczenia to fundamenty odpowiedzialnego zarządzania dokumentami, które pozwalają zachować zgodność z prawem i chronić prywatność danych.