Kiedy mamy do czynienia ze stwierdzeniem niezgodności podczas audytu?

Proces audytu, niezależnie od branży czy stosowanego standardu, jest kluczowym narzędziem weryfikacji zgodności działań organizacji z przyjętymi normami lub wymaganiami prawnymi. Zrozumienie, kiedy dokładnie mamy do czynienia ze stwierdzeniem niezgodności, jest fundamentalne dla utrzymania wysokiej jakości zarządzania oraz ciągłego doskonalenia procesów. Niezgodność to w uproszczeniu sytuacja, w której faktyczny stan rzeczy nie odpowiada ustalonym kryteriom audytu, co wymaga podjęcia konkretnych działań naprawczych.

Definicja niezgodności w praktyce

Stwierdzenie niezgodności następuje w momencie, gdy audytor na podstawie zebranych dowodów obiektywnych wykaże, że wymaganie nie zostało spełnione. Dowody te mogą przybierać formę dokumentacji, zapisów, obserwacji działań lub wyników wywiadów. Istotne jest, aby ocena opierała się na faktach, a nie na subiektywnych odczuciach. Jeżeli w trakcie audytu zostanie stwierdzone, że dany proces odbiega od opisanej procedury, instrukcji lub wymagań normy, audytor ma obowiązek odnotować to jako niezgodność.

Kategorie naruszeń

W profesjonalnej praktyce audytorskiej niezgodności dzieli się zazwyczaj według stopnia ich wpływu na system zarządzania. Rozróżniamy dwa główne rodzaje:

• Niezgodność główna (krytyczna): Brak spełnienia wymagań, który bezpośrednio zagraża bezpieczeństwu produktu, usługi lub ciągłości działania systemu. Często dotyczy ona całkowitego pominięcia istotnego procesu.
• Niezgodność mniejsza: Pojedynczy przypadek niedopełnienia wymagań, który nie podważa skuteczności całego systemu, ale wymaga poprawy w określonym czasie.
• Spostrzeżenie (obserwacja): To sygnał, że dany element może w przyszłości stać się niezgodnością, jeśli nie zostaną podjęte działania profilaktyczne.

Kluczowe przesłanki stwierdzenia niezgodności

Aby audytor mógł formalnie zgłosić niezgodność, musi posiadać niepodważalne dowody. Najczęstsze sytuacje, w których dochodzi do takiej klasyfikacji, to:

1. Brak udokumentowanych procedur tam, gdzie są one wymagane przez normę.
2. Niezgodność działań pracowników z obowiązującą dokumentacją wewnętrzną.
3. Brak dowodów na monitorowanie kluczowych parametrów jakościowych lub bezpieczeństwa.
4. Ignorowanie wyników audytów wewnętrznych lub brak działań po poprzednich incydentach.

Znaczenie działań korygujących

Stwierdzenie niezgodności nie powinno być postrzegane jako porażka, lecz jako szansa na doskonalenie. Profesjonalne podejście wymaga przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych, czyli tzw. root cause analysis. Dzięki niej organizacja nie tylko usuwa skutek błędu, ale przede wszystkim eliminuje jego przyczynę, co zapobiega powtórzeniu się problemu w przyszłości. Budowanie kultury opartej na przejrzystości i rzetelnej ocenie to fundament zaufania do systemu zarządzania, co jest kluczowe w kontekście wiarygodności przed klientami oraz organami certyfikującymi.