Jak RODO wpłynęło na zmiany w monitoringu?

Wprowadzenie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) zrewolucjonizowało podejście przedsiębiorców oraz instytucji do kwestii monitoringu wizyjnego. Przed 2018 rokiem zasady dotyczące rejestrowania obrazu w miejscach pracy czy przestrzeniach publicznych były często interpretowane w sposób niejasny, co prowadziło do nadużyć w zakresie naruszania prywatności. Obecnie każda instalacja systemu kamer musi być poparta rzetelną analizą prawną oraz spełniać rygorystyczne wymogi dotyczące ochrony dóbr osobistych osób fizycznych.

Cele i zasady przetwarzania danych

Zgodnie z nowymi wytycznymi, monitoring nie może być narzędziem służącym do ciągłego kontrolowania każdego ruchu pracownika. Podstawowym założeniem jest zasada minimalizacji danych. Oznacza to, że system może być stosowany wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania poufności informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę. Kluczowe jest wykazanie prawnie uzasadnionego interesu administratora, który musi być każdorazowo ważony względem interesów lub podstawowych praw i wolności osób monitorowanych.

Obowiązek informacyjny

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych przez RODO jest bezwzględny obowiązek informacyjny. Osoby wchodzące na teren objęty monitoringiem muszą zostać o tym fakcie powiadomione w sposób czytelny i zrozumiały jeszcze przed wejściem w obszar rejestracji. W praktyce oznacza to:

• Stosowanie piktogramów z symbolem kamery w miejscach widocznych.
• Udostępnienie pełnej klauzuli informacyjnej, zawierającej dane administratora oraz cel przetwarzania danych.
• Informowanie o okresie przechowywania nagrań, który zazwyczaj nie powinien przekraczać trzech miesięcy, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Bezpieczeństwo i dostęp do nagrań

Wdrożenie RODO wymusiło również zaostrzenie procedur dotyczących dostępu do zgromadzonego materiału wideo. Nagrania z monitoringu stanowią dane osobowe, dlatego dostęp do nich mogą mieć wyłącznie osoby posiadające odpowiednie upoważnienie. Administrator jest zobowiązany do wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających pliki przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy przypadkowym zniszczeniem. Wszelkie incydenty związane z wyciekiem danych z monitoringu muszą być zgłaszane do odpowiednich organów nadzorczych w ściśle określonym czasie.

Prawa osób monitorowanych

Warto pamiętać, że każda osoba zarejestrowana przez system monitoringu posiada szereg uprawnień. Należy do nich między innymi prawo do wglądu w nagrania, o ile nie narusza to prywatności osób trzecich, oraz prawo do żądania usunięcia wizerunku. W sytuacjach spornych, administrator musi być przygotowany na udowodnienie, że stosowany monitoring jest adekwatny, niezbędny i proporcjonalny do zakładanego celu. Edukacja w tym zakresie jest fundamentem budowania zaufania między pracodawcą a pracownikiem oraz zarządzającym obiektem a jego użytkownikami.