Czy w aktach osobowych może być ksero dowodu osobistego?

Kwestia przechowywania kopii dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika jest tematem, który od lat budzi uzasadnione wątpliwości zarówno wśród pracodawców, jak i specjalistów ds. kadr. W obliczu przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO, kluczowe jest zrozumienie, jakie informacje pracodawca ma prawo przetwarzać, a jakich gromadzenie stanowi przekroczenie uprawnień. Prawidłowa praktyka kadrowa opiera się na zasadzie minimalizacji danych, co oznacza, że powinniśmy gromadzić tylko to, co jest niezbędne do realizacji celów zatrudnienia.

Podstawa prawna i zakres danych

Zgodnie z aktualnym brzmieniem Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od kandydata lub pracownika podania określonych danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, data urodzenia czy numer PESEL. Należy jednak wyraźnie podkreślić, że przepisy prawa pracy nie uprawniają pracodawcy do sporządzania kopii dowodu osobistego. Kserokopia dowodu zawiera bowiem szereg informacji wrażliwych oraz wizerunek, których pracodawca nie potrzebuje do nawiązania i utrzymania stosunku pracy, a których przetwarzanie mogłoby naruszać prywatność zatrudnionego.

Dlaczego przechowywanie ksera jest ryzykowne

Przechowywanie kopii dokumentu tożsamości w aktach osobowych niesie ze sobą istotne ryzyko prawne. Przede wszystkim jest to działanie niezgodne z zasadą adekwatności przetwarzania danych. W razie kontroli organów nadzorczych, posiadanie nieuprawnionych kopii dokumentów może zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, co wiąże się z dotkliwymi karami finansowymi. Ponadto, kserokopia dowodu osobistego zawiera dane, które w niepowołanych rękach mogą stać się narzędziem do kradzieży tożsamości, co nakłada na pracodawcę ogromną odpowiedzialność za bezpieczeństwo tych dokumentów.

Jakie informacje można weryfikować

W procesie rekrutacji oraz w trakcie trwania zatrudnienia, pracodawca ma prawo jedynie wglądu do dowodu osobistego w celu potwierdzenia tożsamości kandydata lub pracownika. Weryfikacja ta służy potwierdzeniu, że osoba podająca dane jest rzeczywiście tym, za kogo się podaje. Po dokonaniu takiej weryfikacji, pracodawca powinien odnotować fakt sprawdzenia danych w dokumentacji, ale nie ma prawa utrwalać wizerunku dowodu w formie kserokopii czy skanu.

Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją

Aby zapewnić pełną zgodność z prawem i dbać o bezpieczeństwo danych, warto wdrożyć następujące zasady:

• Ogranicz się wyłącznie do spisywania danych wskazanych w Kodeksie pracy.
• Weryfikuj tożsamość na podstawie oryginału dokumentu, ale nie kopiuj go.
• Jeśli w Twoich obecnych aktach znajdują się kserokopie dowodów, należy je niezwłocznie usunąć w sposób bezpieczny.
• Regularnie szkol zespół kadr z zakresu aktualnych wytycznych dotyczących ochrony danych osobowych.

Podsumowując, profesjonalne podejście do kadr wymaga rezygnacji z przechowywania kserokopii dowodów osobistych. Skupienie się na rzetelnym prowadzeniu dokumentacji opartej na wymogach ustawowych jest najlepszym sposobem na budowanie zaufania oraz uniknięcie problemów natury prawnej w relacji z pracownikiem i organami kontrolnymi.